Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen hat für die Bisping&Bisping GmbH eine hohe Priorität. Um Hinweisen auf Verstöße mit Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten und andere Personen fair und angemessen nachzugehen, haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Dieses ermöglicht es Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden, um auf mögliche Risiken aufmerksam zu machen. Zu Regelverstößen mit Risiken gehören beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen technische Vorgaben oder Verletzungen von Umweltvorschriften. Personenbezogene Sachverhalte, zum Beispiel sexuelle Belästigung oder Menschenrechtsverletzungen, zählen ebenso dazu. Hinweisgeber, die auf der Grundlage konkreter Anhaltspunkte mögliche Verstöße melden, werden vom Unternehmen geschützt. Dabei wird die Vertraulichkeit ihrer Aussagen gewährleistet. Auch Beschäftigte, die das Gefühl haben, aufgrund ihrer Meldung eines Verstoßes Nachteile erlitten zu haben, werden geschützt. Die Diskriminierung oder Einschüchterung von Beschäftigten, weil sie einen Verstoß gemeldet haben, stellt einen Verstoß gegen unsere Verhaltensrichtlinie dar und zieht arbeitsrechtliche Disziplinarmaßnahmen nach sich. Hinweisgeber können sich daher auch anonym an die Meldestelle wenden. Gleichzeitig ist es für die Meldestelle sehr hilfreich, wenn Hinweisgeber kontaktierbar sind (z. B. über eine anonyme E-Mail-Adresse), damit ihnen Fragen gestellt werden können, die für die Untersuchung förderlich sein könnten. Wenn ein Hinweisgeber seine Identität offenlegt, aber wünscht, dass sie nicht an andere Stellen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wird dieser Bitte entsprochen.

Meldung von Hinweisen & Kontakt

Falls Sie konkrete Hinweise auf Regelverstöße mit Risiko im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Bisping&Bisping GmbH haben, können Sie sich unter folgenden Meldewegen an die Meldestelle wenden:

Kontakt Hinweisgebersystem

GIDD Gesellschaft für Informationssicherheit, Digitalisierung und Datenschutz mbH

Marienstraße 27

70178 Stuttgart

E-Mail: bisping@gidd-service.de

Informationspflichten gemäß der DSGVO

Erreichbarkeit von montags bis freitags 09:00 - 17:00 Uhr

In der Anlaufstelle steht Ihnen ein vom Unternehmen bestellter unabhängiger Rechtsanwalt, der gegenüber dem Unternehmen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist zur Verfügung.

Ihm können sich Hinweisgeber anvertrauen, wenn sie Anhaltspunkte für Regelverstöße im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der Bisping&Bisping GmbH haben. Er nimmt Hinweise auf Regelverstöße von Beschäftigten und externen Hinweisgebern entgegen.

Als Rechtsanwalt unterliegt der Neutrale Mittler dem Unternehmen gegenüber der anwaltlichen Schweigepflicht. Dadurch können Hinweisgeber, die unerkannt bleiben möchten, gegenüber dem Unternehmen anonym bleiben.

Sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit (spätestens nach sieben Tagen) eine Eingangsbestätigung mit einer Beschreibung der weiteren Vorgehensweise und Zeitleiste bei der Beschwerdebearbeitung.

Fallannahme

Nach Eingang des Hinweises führt dieser eine risikobasierte Erstbeurteilung des potenziellen Regelverstoßes durch. Zu Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen zählen u. a. Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen Menschenrechte. Im Falle von Hinweisen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder andere Personen erfolgt eine rechtliche Vorprüfung des Falles.

Der Rechtsanwalt begleitet die Bearbeitung von Hinweisen bis zum Abschluss des Verfahrens. Dabei stellt dieser die höchste Vertraulichkeit sicher.

Untersuchung

Liegen konkrete Anhaltspunkte für einen Verstoß mit Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder andere Personen vor, wird der Fall einer internen Untersuchungseinheit übergeben. Der vom Vorwurf Betroffene wird über den Verdacht unverzüglich schriftlich informiert, sofern dies aus ermittlungstaktischen Gründen möglich ist. Er erhält - so früh wie möglich - die Gelegenheit zur Stellungnahme.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende wie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen.

Fallabschluss

Der vom Vorwurf Betroffene und gegebenenfalls die Führungskraft werden über den Fallabschluss informiert. Das Untersuchungsergebnis wird dem vom Vorwurf Betroffenen schriftlich mitgeteilt. Der Hinweisgeber wird, sofern er kontaktierbar ist, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert. Bei Vorwürfen, die sich im Rahmen einer Untersuchung als unzutreffend erwiesen haben, wird die vom Vorwurf betroffene Person auf Wunsch rehabilitiert. Hat sich ein Verdacht gegen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Refresco Deutschland Gruppe bestätigt, wird der Fall an die Personalabteilung übergeben. Der vom Vorwurf Betroffene wird gegebenenfalls erneut angehört, ebenso die Führungskraft des vom Vorwurf Betroffenen. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit abgeleitet. Für die Beurteilung, welche Maßnahme als Reaktion auf einen Regelverstoß angemessen ist, werden regelmäßig unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:

• Art und Schwere des Regelverstoßes

• Verschulden des Betroffenen (Vorsatz, Fahrlässigkeit)

• Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens bzw. der Verletzung

• Einstellung des Betroffenen zur Tat

• Mitwirkung bei der Sachverhaltsaufklärung und/oder Wiedergutmachung des Schadens und/oder eine mögliche erfolgte Selbstanzeige des Betroffenen

• Einflussvermögen der Mercedes-Benz Group auf den Geschäftspartner

Regelverstöße können jedoch je nach Schwere des Verstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche bzw. außerordentliche Kündigung, Reduzierung variabler Vergütungsbestandteile, Rückgabe-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzforderungen) umfassen. Bei festgestellten Straftaten behält sich die Refresco Deutschland Gruppe vor, Strafanzeige zu erstatten. Sämtliche Daten werden nach entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Berichterstattung

Die Meldestelle berichtet quartalsweise an das Board of Management und an den Aufsichtsrat über neu angelegte und geschlossene Fälle.